Grote zoekmachines zoals Alta Vista en Excite kunnen geen perfecte antwoorden geven op de vragen van een gebruiker omdat ze niet kunnen inspelen op de persoonlijke wensen en behoeften van iedere gebruiker afzonderlijk. Wanneer een zoekmachine een aantal documenten presenteert is de enige die kan inschatten welke pagina's relevant zijn en welke niet de gebruiker zelf. Wie echter die gebruiker maar lang genoeg gade slaat kan leren welke documenten een gebruiker interessant vindt, door te onthouden welke pagina's worden geaccepteerd en welke niet. Door vervolgens te analyseren wat het verschil is tussen de goede en slechte documenten kan iemand anders leren begrijpen en voorspellen wat het oordeel van de gebruiker zal zijn over een nieuw document.
In plaats van een menselijke observator kan een intelligent stuk software worden gebruikt dat deze observaties en analyses uitvoert. Als zo'n software-matige persoonlijke assistent goed begrijpt welke documenten de gebruiker wil, kan hij zelf op zoek gaan naar nieuwe documenten die aan dit profiel voldoen. De assistent wordt hierdoor een aktief, autonoom programma, dat de in de informatica vaak misbruikte term agent waardig is.
Om te bepalen wat een goed document (volgens de gebruiker) van een slecht onderscheidt bestaan er vele technieken; de toekomst zal uitwijzen welke uiteindelijk de beste zal zijn, en wellicht wordt dat een combinatie van methoden.
Een persoonlijke agent hoeft echter niet per definitie door middel van een on-line zoekrobot naar nieuwe documenten te zoeken. Het is ook mogelijk de agent in te zetten om via grote zoekmachines een eerste selectie uit te voeren en vervolgens met een robot de antwoorden van de zoekmachines nader te bekijken door voor de eerste tien of honderd verwijzingen de betreffende pagina's op te halen en door het persoonlijke filter te laten evalueren.
Wie voor de uitvoering van een bepaalde taak informatie moet raadplegen op een bedrijfsnetwerk of op het Web kan naast zoekmachines en een eigen agent nog hulp gebruiken die met de taak verband houdt. Meer en meer bedrijfsprocessen waarbij informatietechnologie wordt ingezet worden op de een of andere wijze door middel van workflow systemen bestuurd. Een workflow systeem bewaakt en stuurt de verwerking van "gevallen" of "cases". Voorbeelden zijn de verwerking van schadegevallen bij een verzekeringsmaatschappij, aangiftes bij de belastingen, of projectaanvragen bij een subsidiegever. Bij de behandeling van een case moeten vaak heel verschillende documenten worden geraadpleegd, afhankelijk van het "stadium" waarin de case zich bevindt. Die stadia representeren deeltaken, die elk door een afzonderlijke medewerker worden afgehandeld. De eigenschappen van de benodigde informatie, die afhangen van de uit te voeren taak, kunnen worden gebruikt om op een nog meer gerichte wijze op zoek te gaan naar informatie.
In een organisatie zijn er verschillende medewerkers die eenzelfde taak kunnen uitvoeren. Wanneer elke medewerker slechts de beschikking heeft over zijn of haar eigen persoonlijke agent dan mist men de mogelijkheid om de gezamenlijke kennis en kunde van alle medewerkers te benutten. Een speciale taak-agent kan uit het gedrag van de afzonderlijke gebruikers bij de uitvoering van eenzelfde taak afleiden welke aspecten van de selectie van informatie onafhankelijk zijn van de gebruiker, maar gerelateerd aan de taak die de gebruiker uitvoert.
Taak-gerichte agents zijn zo nauw met het workflow proces verbonden dat ze in de toekomst wellicht in workflow systemen zullen geïntegreerd worden. Ze geven hints aan de persoonlijke agents, zodat die laatste nog beter de gevonden pagina's kunnen beoordelen, in functie van zowel de gebruiker als de taak die die gebruiker wil uitvoeren.
Het onderzoeksgebied van agents, zowel persoonlijke als taakgerichte agents, is nog volop in ontwikkeling. Er zijn al verschillende "agent-producten" op de markt. Zij assisteren bij het zoekproces, met behulp van technologie die nog lang niet optimaal is, en compenseren deze nog gebrekkige prestaties door een zeer gebruiksvriendelijke en geanimeerde presentatie. Heel aansprekend is bijvoorbeeld een product dat de persoonlijke assistent als een bewegend hondje op het scherm voorstelt. Dit geeft goed aan wat het niveau van intelligentie is dat men van zo'n agent mag verwachten.